仕事の効率を上げるMacとAndroidを使ったスケジュール管理術
スケジュール管理のポイントはカレンダーとToDoリスト。カレンダーは記録を取ることもできスケジュールの精度が上がります。MacとAndroidを使った仕事の効率を上げるスケジュール管理術をご紹介。
- 2016/11/22
- 2016/3/19
みなさん、スケジュール管理はどのようにされているでしょうか。
スケジュール管理は、単に打ち合わせの時間を把握するため、資料作成の時間を把握するためだけではありません。
終わった仕事や作業の記録をスケジュール管理と統合する事によって、「この作業はどの程度の時間がかかる」ということが把握できるようになるため、明日以降のスケジュールの精度が高まります。
逆にスケジュール管理をなおざりにしてしまうと、一向にスケジュールを立てる精度が上がらないので、予想よりも多くの時間がかかって結局残業の毎日…という事にもなりかねません。
さらに、メールを送る、議事録を確認するといった、日々の細かなタスク管理もスケジュール管理と連動して把握できていないと、抜け漏れの原因になってしまいます。
スケジュール管理の肝は、抜け漏れを無くすこと、作業時間を記録すること、この2つに尽きると言っても過言ではありません。
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Macでのスケジュール管理術
Macには標準で「カレンダー」と「リマインダー」というスケジュール管理、ToDo管理に最適なアプリがインストールされています。
どちらのアプリもiCloudに対応しており、外出先や移動中でもiPhoneさえあれば、スケジュールの調整や確認、ToDoの追加と言ったことができるので、とても便利です。
カレンダーの効果的な使い方
みなさん、カレンダーにはどんな予定を登録していますか？
外出や打ち合わせなどの忘れてはいけないスケジュールだけを登録しておくのではなく、1日の作業も登録をしておきましょう。
例えば、資料の作成時間、ブログを執筆する時間、情報収集を行う時間といった具合に、1時間刻みでその日のスケジュールを細かく登録しておきましょう。
情報収集やランチの時間など、毎日必ず行うことは繰り返しの予定として登録しておくと便利です。
このように作業時間もスケジュールとして登録しておくことで、後どのくらい余裕時間があるのかを把握することができますので、急な仕事の依頼でも何をどのくらい調整できれば対応できるのかが、瞬時に把握できるので便利です。
スケジュールごとにカレンダーを分ける
スケジュールを立てるときには、登録する作業の内容によってカレンダーを分けるのがポイントです。
私の場合は、「外出」「コンサルティングのお仕事」「原稿執筆のお仕事」「その他」の4つのカレンダーに分けています。
それぞれのカレンダーを色分けしておくことで、その日の仕事の割合の把握がしやすいので、後で見返して自分の行動履歴を分析するときに役立ちます。
Androidユーザーは定番のGoogleカレンダーを使う
iPhoneユーザーは、標準のカレンダーとiCloudの連携で問題はありませんが、Androidユーザーの場合iCloudが使えませんので、Googleカレンダーを使うのが定番です。
MacにGoogleアカウントを登録しておけば、標準のカレンダーでもGoogleカレンダーの読み込みや書き込みができますので、スマホで修正したスケジュールもMacのカレンダーアプリに即座に反映されます。
MacにGoogleアカウントを登録してカレンダーの同期をする方法をご紹介します。
システム環境設定の「インターネットアカウント」をクリックします。
環境設定パネル右側に表示されているGoogleのロゴをクリックします。
Googleアカウントのメールアドレスを入力します。
Googleアカウントのパスワードを入力します。
Macと同期するデータを選択します。カレンダーのみを同期する場合には、カレンダー以外のアプリのチェックを外しておきます。
また、この設定は後から変更することもできますので、まずは最低限の情報のみを同期するようにすればいいでしょう。
完了ボタンをクリックすれば、Googleアカウントの同期設定は完了です。
MacでのToDo管理術
ToDoとは「メールを送る」「議事録を確認する」といった、それほど時間はかからないけど、必ずやらなくてはいけない作業のことを指します。
先ほどのスケジュール管理は1時間単位で作業をスケジューラーに落とし込んでいったので、ToDoは1時間以内で完了する作業を溜めておく場所です。
Macには標準で「リマインダー」というアプリがインストールされていますので、こちらもカレンダーと同様にiPhoneユーザーならiCloud経由で同期されるので、特に追加で設定をしておく必要はありません。
ところがAndroidユーザーの場合は、iCloudが使えないので、リマインダーでToDo管理ができません。
そこでオススメのアプリが「Todoist」です。
年間3,500円のアプリですが、無料で利用することもできますので、まずは無料で利用してみて気に入ったら有料にアップグレードしてもいいでしょう。
Todoistの機能
Todoistは細かなタスク管理に特化したクラウドサービスです。
MacやAndroidだけでなくWindowsやiPhoneでも同じインターフェイスで使えるので、将来AndroidからiPhoneに乗り換えても問題が起きることはありません。
無料版でも十分な機能がありますが、唯一無料では「メモ機能」が使えません。
このメモ機能が使えないと、Todo管理では意外と不便です。
例えば、インターネットで情報を収集している時「このコンテンツを後で読もう」と思って、Todoistにタスクとして登録したとします。
その際のURLをメモ機能に登録しておくだけでなく、なぜ後で読もうと思ったのかをメモに書いておくだけで、後で振り返る時も思い出しやすいのです。
後で読もうと思ったけど、なんで読み返そうと思ったんだっけ？ということは、皆さんも経験があるのではないでしょうか。
その他にも、確認する議事録を格納してあるアドレスをメモ機能に登録しておいたり、電話連絡する相手の電話番号や内線番号をメモ機能に登録しておけば、タスクを実行する時に情報を探すという手間が省けます。
まずは無料版でToDo管理をやってみて、気にいったら有料版にアップグレードしてみてください。
ToDo管理術
ToDoリストに加えるタスクは、「なんとなくやろうと思っていること」ではなく「必ず期限までにやらなくてはいけないこと」だけを登録するところがポイントです。
ToDoリストを使い始めるとわかりますが、ついつい「いつかやろう」というタスクも追加してしまいますが、期限のないタスクを登録していると、ToDoリストがタスクで溢れてモチベーションが下がってしまいます。
思いだしたらすぐに登録する、期限を設けて登録しておくことがToDo管理における一番大切なことなのです。
Todoistなら、「今日のタスク」「明日以降のタスク」という絞り込みが簡単なので、そういう意味ではリマインダーよりも便利なアプリです。
今日のタスクが全部なくなったらビールを飲もう！という感じで、全タスクの処理が自分へのご褒美につながっていれば、モチベーションアップにもつながります。
仕事において、メールの管理と並んで重要なことがスケジュール管理です。
抜け漏れをなくし、スケジュールの精度を高めるためにも、便利なアプリはどんどん活用していきましょう！
