仕事の効率を上げるMacとAndroidを使ったスケジュール管理術

スケジュール管理のポイントはカレンダーとToDoリスト。カレンダーは記録を取ることもできスケジュールの精度が上がります。MacとAndroidを使った仕事の効率を上げるスケジュール管理術をご紹介。

みなさん、スケジュール管理はどのようにされているでしょうか。

スケジュール管理は、単に打ち合わせの時間を把握するため、資料作成の時間を把握するためだけではありません。
終わった仕事や作業の記録をスケジュール管理と統合する事によって、「この作業はどの程度の時間がかかる」ということが把握できるようになるため、明日以降のスケジュールの精度が高まります。

逆にスケジュール管理をなおざりにしてしまうと、一向にスケジュールを立てる精度が上がらないので、予想よりも多くの時間がかかって結局残業の毎日…という事にもなりかねません。

さらに、メールを送る、議事録を確認するといった、日々の細かなタスク管理もスケジュール管理と連動して把握できていないと、抜け漏れの原因になってしまいます。

スケジュール管理の肝は、抜け漏れを無くすこと、作業時間を記録すること、この2つに尽きると言っても過言ではありません。

Macでのスケジュール管理術

Macには標準で「カレンダー」と「リマインダー」というスケジュール管理、ToDo管理に最適なアプリがインストールされています。

どちらのアプリもiCloudに対応しており、外出先や移動中でもiPhoneさえあれば、スケジュールの調整や確認、ToDoの追加と言ったことができるので、とても便利です。

メールを送る、議事録を読むなど、仕事では細かいToDoを抜け漏れなく処理する事が重要です。Macには標準でリマインダーというToDo管理アプリがありますので、ぜひ活用していきましょう。

みなさん、カレンダーにはどんな予定を登録していますか？
外出や打ち合わせなどの忘れてはいけないスケジュールだけを登録しておくのではなく、1日の作業も登録をしておきましょう。

例えば、資料の作成時間、ブログを執筆する時間、情報収集を行う時間といった具合に、1時間刻みでその日のスケジュールを細かく登録しておきましょう。

情報収集やランチの時間など、毎日必ず行うことは繰り返しの予定として登録しておくと便利です。

このように作業時間もスケジュールとして登録しておくことで、後どのくらい余裕時間があるのかを把握することができますので、急な仕事の依頼でも何をどのくらい調整できれば対応できるのかが、瞬時に把握できるので便利です。

スケジュールを立てるときには、登録する作業の内容によってカレンダーを分けるのがポイントです。

私の場合は、「外出」「コンサルティングのお仕事」「原稿執筆のお仕事」「その他」の4つのカレンダーに分けています。

それぞれのカレンダーを色分けしておくことで、その日の仕事の割合の把握がしやすいので、後で見返して自分の行動履歴を分析するときに役立ちます。

iPhoneユーザーは、標準のカレンダーとiCloudの連携で問題はありませんが、Androidユーザーの場合iCloudが使えませんので、Googleカレンダーを使うのが定番です。

MacにGoogleアカウントを登録しておけば、標準のカレンダーでもGoogleカレンダーの読み込みや書き込みができますので、スマホで修正したスケジュールもMacのカレンダーアプリに即座に反映されます。

MacにGoogleアカウントを登録してカレンダーの同期をする方法をご紹介します。

システム環境設定の「インターネットアカウント」をクリックします。
環境設定パネル右側に表示されているGoogleのロゴをクリックします。
Googleアカウントのメールアドレスを入力します。
Googleアカウントのパスワードを入力します。
Macと同期するデータを選択します。カレンダーのみを同期する場合には、カレンダー以外のアプリのチェックを外しておきます。
また、この設定は後から変更することもできますので、まずは最低限の情報のみを同期するようにすればいいでしょう。

完了ボタンをクリックすれば、Googleアカウントの同期設定は完了です。