メールのポップアップ通知機能の活用でメールチェック作業を効率化！
メールは重要なツールではあるものの、だらだらとメールチェック作業をするのは時間の無駄です。メールチェックは効率化して仕事に集中する環境を整えましょう！
- 2016/11/22
- 2016/2/14
個人のメールボックスには、購読したメールマガジンやクラウドサービスの通知メールなどの大量のメールが届き、返信が必要なメールを探して対処しているだけで数時間過ぎているということも珍しくありません。
アメリカの有名なコンサルティング会社、マッキンゼーの調査によると一般的なビジネスマンは、1日2時間はメールの処理に費やしているそうです。
サラリーマンの方は自分の給料を時給換算することはあまりないと思いますが、2時間あれば提案書の一つも書けますし、報告書だってかなり綺麗にまとめられます。
さらに、Macにはメールをデスクトップにポップアップして通知する機能がありますので、次から次へと届くメールの通知が気になって、ついメールの確認や返信などを優先してしまいがちです。
メールは仕事をする上で欠かせないツールではあるものの、あくまでも連絡手段の一つでしかありません。
メールチェックは、集中して作業している時の邪魔にならないようにしつつ効率よくを行わないと、本来やるべき仕事がなかなか進まないという本末転倒な状態になってしまいます。
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メール処理は決まった時間に制限時間内で行うようにする！
メールは電話のようなリアルタイムのコミュニケーションツールではありませんので、夜中だろうが昼間だろうが送信する人の都合で送られてくるものです。
そのため、自分のメールボックス内のメールをすべて処理し終わったとしても、次から次へと新しいメールが届き、キリがありません。
私もそうでしたが、メールボックスに未読メールがあると落ち着かない！という人もいるかと思いますが、だらだらとメールの確認をしていても時間の無駄ですので、思い切ってメールの処理は決まった時間だけにするようにしましょう。
私は午前8時頃に仕事を始めますが、最初にメールをすべて確認して処理します。その後12時のお昼ご飯休憩後と、仕事を終える19時頃の合計3回のチェックにしています。
またメールの処理時間も長くて20分と決めていて、1日のメールチェックの時間は1時間以内に収まるようにしています。長文で返信する必要があるメールは、その日の仕事のスケジュールに組み込んでしまって時間を確保しています。
メール処理は1日の回数と処理時間を決めて行うのがポイントです。
重要なメールだけメールのポップアップ通知をONにして仕事に集中する！
メール処理は回数と時間を決めて…とは言うものの、重要なクライアントからのメールや、即座に返信が必要だったりするメールの処理が遅れるのはよくありません。
大切なクライアントの緊急依頼メールを、「私のメールチェック時間ではなかったので気づきませんでした」などと言ったら、ほぼ確実に仕事を失います。
メールチェックの作業は効率化しつつ仕事に集中して、大切なメールだけには即座に反応できるようにするには、Mac側のメール通知機能はOFFにして、大切なメールが届いた時のみiPhoneやAndroidスマホで受信通知を受け取るように設定します。
よくあるパターンでそれぞれの設定方法をご紹介します。
Macのメール通知をOFFにする
仕事をするMac側では、仕事に集中するためにメール通知機能をOFFにしておきます。この設定はどの環境であっても同じように行います。
システム環境設定の通知パネルから設定を行います。
メールの通知スタイルを「なし」に変更して、通知音もOFFにしておきましょう。
iCloudメールアドレスとiPhoneを使っている場合
iCloudメールアドレスとiPhoneの組み合わせならば、iCloudメールアドレスがiPhoneでプッシュ通知を使うことができますのでそれほど難しい設定は必要ありません。
重要なメールアドレスをVIPに登録
まずはメールを見落としてはいけない重要なクライアントなどのメールアドレスをVIPに登録します。
MacのアップルメールでVIPに登録したい人から送られたメールを表示して、差出人の名前をクリックし、ポップアップウィンドウの中の「VIPに追加」をクリックすると、その差出人がVIPに登録されます。
VIPに登録されると、メールボックスリストに「VIP」が表示され、VIP登録した差出人がリスト化されます。
iPhoneでVIPユーザーのみを通知するように設定
次にiPhoneなどのiOSデバイスでVIPユーザーのみを通知するように設定を行います。
iOSデバイスの「設定」アプリの「通知」>「メール」から、VIPの通知設定を確認します。
GmailメールアドレスとAndroidスマホを使っている場合
GmailアドレスとAndroidスマホを使っている場合には、Gmailのフィルタ機能とGMailアプリのラベル通知機能を使って大切なメールだけを通知するように設定します。
重要なメールアドレスからのメールに専用ラベルを設定
まずは見落としてはいけない重要なメールアドレスからのメールに専用のラベルを付けるフィルタを設定します。
説明上「VIP」という名前のラベルを作って設定していますが、ラベルの名前はなんでも構いませんし、いくつラベルを作っても構いません。
Gmailにブラウザからアクセス、右上の歯車アイコンをクリックして設定画面を表示します。
「ラベル」をクリックしてページの下部にある「新しいラベルを作成」ボタンを押して「VIP」という名前のラベルを作成します。
「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックして、「新しいフィルタを作成」をクリックします。
「from」の欄に重要なメールアドレスを入力して、右下にある「この検索条件でフィルタを作成」のリンクをクリックします。
「ラベルを付ける」にチェックを入れ、先ほど作った「VIP」ラベルを選択。「フィルタを作成」ボタンを押せばフィルタの完成です。
次にAndroidのGmailアプリでVIPラベルの付いたメールのみを通知するように設定します。
Gmailアプリを起動して左上の三本線のアイコンをタップ。設定画面を表示します。
通知を設定するGmailアドレスをタップします。
まずは「通知」にチェックが入っているか確認します。ここのチェックが入っていないと、すべての通知が実行されませんので必ずチェックを入れておきます。
設定画面のやや下の方にある「ラベルの管理」をタップします。
先ほどGmail側で作成したVIPラベルをタップします。
ラベル通知にチェックを入れて、音やバイブレーションの有無を設定します。音を鳴らすかどうかは個人の好みですので、自分の好きなように設定してください。
私は「音OFF」「バイブレーションON」の設定にしています。
これで重要なメールが着信した時にAndroidスマホが通知してくれるようになりました。
受信トレイの通知設定がされていると、受信トレイに入るすべてのメールで通知が作動してしまいますので、受信トレイの通知はOFFにしておきましょう。
GmailメールアドレスとiPhoneを使っている場合
iPhoneのGmailアプリにはAndroid版にあったような「ラベル通知」機能がない上に、iPhoneの標準メールアプリではGmailのプッシュ通知が使えません。
そのため、Gmailなどのプッシュ通知が使えないメールアドレスの場合、メールが届いた後の「次のデータ更新タイミング」でiPhoneの通知が反応しますので、少しだけタイムラグがあります。
iPhoneでGmailアドレスの設定をするには、アカウントの新規追加をします。
「設定」アプリの「メール/連絡先/カレンダー」をタップします。
「アカウントを追加」をタップしてGmailのアカウント（Googleアカウント）を追加します。
設定は、メールを送信した時の名前、メールアドレス、パスワードを入力するだけです。
「データの取得方法」をタップします。Gmailの受信スケジュールを、「15分ごと」、「30分ごと」、「1時間ごと」から選択します。メールの取得間隔が短くなるとバッテリーの消費も激しくなりますので、状況を見ながら設定します。
VIPのメール通知設定を確認します。「設定」アプリの「通知」>「メール」からVIPの通知の設定を確認して、お好みの設定に変更してください。
Gmailの通知設定をすべてOFFにして、VIP以外のメールを受信した場合の通知をしないように設定します。
iCloudメールのようにプッシュ通知が使えれば、メールが届いた瞬間にiPhoneの通知で教えてもらえますので、メール返信の初動が早くなりますが、Gmailの場合は決められたスケジュールでデータを取得する「フェッチ」という方法で同期します。
そのため、メールの受信から少しタイムラグが生まれます。GmailをiCloudメールのようにプッシュ通知にするためには、iCloudのメールアドレスに届いたメールを転送するのが簡単です。
Gmailのメールを転送設定する
- まずGmailの受信トレイをブラウザで開き、右上にある歯車のアイコンをクリックして設定画面を表示します。
次にメール転送とPOP/IMAPをクリックします。
一番上にメールの転送設定の項目がありますので、転送したいiCloudのメールアドレスを設定します。
メールが転送された後のGmail側の処理も、受信トレイにそのまま残したり、既読にしたりといった方法が選択できますので、ご自分の使いやすい設定に変更しましょう。
私は基本的にGmailで送受信を行っていて、iCloudのメールアカウントはあくまでも通知のためだけに使っているので、Gmailの受信トレイにメールを残す設定で使っています。
iCloudアドレスに転送すればメールのバックアップにもなる
iCloudメールに転送する方法だとiPhoneのプッシュ通知は使えるようになりますが、iCloudのメールアカウントにもどんどんメールが溜まっていきます。
ただ、私は転送されたiCloudメールをバックアップ代わりに使っています。
大切なメールをうっかり消してしまうという事があまりなくても、障害などでいつサービスが利用できなくなってもいいようにしておくことも大切な事です。
iCloudメールなら、いざという時に外出先であっても使えます。
しかし、iCloudの容量は無料版で5GBです。写真やiPhoneのバックアップをiCloud上に作成しているとすぐになくなってしまいますし、添付ファイルが多いメールを受信する機会が多い場合、それもiCloudの容量を圧迫する原因になってしまいます。
月額130円でiCloudの容量を50GBまで拡張する事ができますが、1年で1,690円、2年で3,380円の出費になります。（2016年2月時点）
個人的にはバックアップをするためだけに月額料金を払うのも、なんだかなぁと思いますので、GoogleDriveやOneDriveといった、無料で使える他のクラウドストレージの活用や、接続するコンピュータへのバックアップのみにするなどの方法を使って、iCloudの使用容量を節約する方が良いかなと思います。
すぐに対応できるメールは即レス、少し返信に時間が必要なメールは時間を区切って返信するという、ビジネスにおけるメール処理の基本を実践できるかどうかが、仕事の効率も左右します。
MacBookとiPhone、Androidスマホを上手に連動して、メールチェックを効率化しましょう。
