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MacでPDFの編集ができる無料のプレビューが万能すぎる!

MacでPDFの編集をするなら、標準でインストールされているプレビューが最高に便利!PDFファイルにテキストを追加したり、PDFの分割や結合、矢印や図形の挿入もできる万能ツールです。

  • 2016/11/22
  • 2016/2/28

PDFはビジネスだけでなく、あらゆる場面で使用する機会の多いファイルフォーマットです。
この間も、ふるさと納税のワンストップ特例の申請書が、自治体からPDF形式で送られてきて、印刷してから必要事項の記入をして手続きをしました。

PDFはMacであろうがWindowsであろうが、どんな環境でも閲覧することができる反面、PDFファイルに文字を追加したり、別のPDFファイルに分割したりするためには専用のソフトが必要になります。

AdobeのAcrobat(アクロバット)は、月額1,580円から使えますが、たまにしかしないPDFの修正のためにサブスクリプションに加入するのも馬鹿らしい話。

しかし、Macユーザーであれば、PDFの編集をするためのソフトは不要です。MacOSXに標準でインストールされている「プレビュー」に、PDFの編集をする機能がありますので、これを使いこなせるようになれば、余計なコストがかからないだけでなく、仕事の効率もアップします!

プレビューでPDFファイルを編集できるようにする方法

Macのプレビューを使えば、PDFファイルに直接文字を追加したり、ページを追加したりといった編集ができると書きましたが、インターネットからダウンロードしたPDFファイルなど、一部のファイルはそのままの状態では編集をすることができません。

ただ、そう言った場合でも一度テキストの追加などの編集を行うと、元のPDFファイルをコピーして編集ができるファイルを、プレビューが自動的に作成してくれます。

  1. 「表示」メニューから「マークアップツールバーの表示」を選択して、PDFを編集するためのツール類のツールバーを表示します。
  2. テキストボックスを挿入したり、シェイプを追加したり、とにかくPDFファイルに何らかの編集を行います。
    ツールバーに「元の書類を変更できないため、変更内容を含む複製が作成されました」と表示されることを確認します。
  3. 「ファイル」メニューの「保存…」か「command + S」を押してファイルを保存します。
  4. 一度開いているPDFファイルを閉じて、先ほど保存したコピーのファイルをプレビューで開き直します。

この手順で元のPDFのコピーを作成すれば、プレビューで編集ができるPDFになりますので、テキストの追加やページの結合なども行うことができるようになります。

PDFに文字を追加する方法

申込書など、記入しなくてはいけない書類は、印刷してから手書きで記入すると、文字を間違ったり枠内に文字が収まらなかったりして、何度か書き直すようなことにもなりかねません。

そこで、Macのプレビューを使って必要な項目記入してから印刷すれば、ミスを大幅に減らすことができます。

また、ビジネス文書でもPDFファイルに直接コメントを書き添えて返信すれば、長文のメールを送って説明する必要がなくなるので効率的です。

  1. マークアップツールバーから「テキスト」をクリックします。
  2. PDFファイル上にテキストボックスが表示されますので、テキストボックスをクリックして、任意の文字を入力します。
  3. テキストボックスはドラッグすることで任意の場所に移動することができます。
  4. テキストボックスの文字色や文字の大きさは、マークアップツールバーの「テキストスタイル」で変更することができます。

テキストボックスはPDFファイル中に何個でも追加することができます。

PDFのページを削除する

PDFファイルのページを削除するには、削除したいページを選択して「delete」キーを押すだけです。
ただし、インターネットからダウンロードしてきたPDFファイルなどの一部のファイルはそのままでは編集ができない場合があります。

もし、deleteキーを押してもページが削除できなければ、プレビューでPDFファイルを編集できるようにする方法を参考に、編集ができるPDFファイルのコピーを作成してから作業をしてください。

PDFを分割・結合する

表示しているPDFファイルの一部を別のPDFファイルに分割したり、別のPDFファイルを結合したりといったこともできます。
ドラッグアンドドロップでできますので、操作はものすごく直感的です。

PDFファイルを別のPDFファイルに分割する

  1. 「表示」メニューから「サムネイル」をクリックして、サイドバーにページのサムネイルを表示させます。
  2. 別のPDFファイルにしたいページをサムネイル上で選択します。キーボードのshiftキーを押しながらページを選択すれば、複数のページを選択することもできます。
    ページを選択したままで、デスクトップやフォルダなどの任意の場所にドラッグすると、いま選択していたページだけのPDFファイルが作成されます。

    選択したページだけの「ファイル名(ドラッグされました)」というPDFファイルが作成されます。

PDFファイルと別のPDFファイルを結合する

  1. 「表示」メニューから「サムネイル」をクリックして、サイドバーにページのサムネイルを表示させます。
  2. 結合したいPDFファイルを、サムネイルの任意の場所にドラッグします。
  3. ドラッグしたPDFファイルのすべてのページが挿入されますので、不要なページは、キーボードのdeleteキーを押して削除しておきましょう。

また、サムネイル上のページをドラッグするだけでPDFファイル内のページの順番の入れ替えもできます。

PDFに校正を書き加える

デザインデータの確認など、PDFファイルに校正を書き加えたい場面もありますが、プレビューを使えばサクッと書き加えて返信できるので、作業の効率が一気に上がります。

校正を加える時には、「スケッチ」ツールと「シェイプ」ツール、「テキスト」ツールを駆使して作業をします。

  1. 「スケッチ」ツールをクリックして、PDFファイルの任意の場所をマウスでドラッグします。
  2. 適当に描いた線も、直線や図形に修正してくれます。
  3. 「シェイプ」ツールを使うと、矢印などの図形をPDFファイルに描くことができます。
  4. PDFに描いたシェイプは、青と緑の点をドラッグすることで、いろいろな形状に修正することができます。
  5. 最後にコメントを「テキスト」ツールを使って書き込みます。

PDFに直接、指示内容を描き込めば、メールで書こうとすると長文になる上に伝わりにくいという事も正しく伝えることができ、コミュニケーションを円滑に進めることができるので効率的です。

おまけ:MacでPDFファイルを作成する方法

MacはPDFファイルを作成するために、特別なアプリをインストールする必要はなく、簡単にPDFファイルを作れます。この点はWindowsに比べると非常に優れています。

  1. PDFにしたいファイルを開きます。どんなアプリで開いても大丈夫です。
    ファイルメニューから「プリント…」をクリックします。
  2. 印刷ウィンドウが開いたら、右下にある「PDF」のメニューを開き、「PDFとして保存…」をクリックします。

たったこれだけの作業で、開いていたファイルをPDFにすることができます。

Webページもこの手順でPDFにすることができますので、申し込み完了画面や情報を控えておきたい時などは重宝します


有料のPDF編集ソフトを購入する必要はないというくらい、プレビューは万能です。
アップルは、もう少しプレビューのこの機能のアピールをした方がいいのでは?と思うのは私だけではないはずです。

使い込めば使い込むほど、プレビューの万能さを感じることができるはず。こんな高機能なソフトが無料でバンドルされているのが、Macのすごいところでもありますね。

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