
【El Capitan対応】リマインダーの使い方
メールを送る、議事録を読むなど、仕事では細かいToDoを抜け漏れなく処理する事が重要です。Macには標準でリマインダーというToDo管理アプリがありますので、ぜひ活用していきましょう。
- 2016/11/22
- 2016/3/22
メールを送ったり、議事録を確認したり、仕事には細かなToDoが溢れていて、忙しくなるとToDoの実行漏れが多くなってしまう……。
みなさんToDoリストを活用していると思いますが、Macにも標準でToDo管理アプリ「リマインダー」がインストールされています。
iCloud経由でiPhoneやiPadとも連携し、iPhone版のリマインダーではSiriに話しかけることでToDoを登録できるという、純正ならではの優れものなので、ぜひ活用しましょう。
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ToDoを登録する
まずはリマインダーにToDoを登録してみましょう。
リマインダーのリストを分けて登録する
リマインダーに登録するToDoはリストで分けることができます。初期状態では「Reminders」というリストにToDoを登録する設定になっていますが、画面左下の「リストを追加」ボタンをクリックすると、新しいリストが作成されます。
リストはいくつ作っても問題はありませんが、細かくしすぎるとToDoの登録や管理が面倒になります。
「アイデア」や「買い物」と言った感じで、たくさんのリストを作りたくなるかもしれませんが、リストをたくさん作ることによる弊害もあります。
- ToDoを登録する時に、どのリストに入れるべきか悩んでしまう(時間がかかりませんか?)
- 日付指定していないToDoは、各リストを見ないと確認できない(そんなに全部のリストを見ますか?)
そもそもToDoリストは、頭の中にあることを書き出して、「忘れること」が目的です。
どのリストに、どんなToDoが入っているのかを覚えているなら、ToDoリストを使う必要はありませんし、パッと一覧で確認できないと確認そのものが面倒になってしまい、やはりToDoリストを使う意味がなくなってしまいます。
どうしてもという場合を除いて、リストは一つだけでToDo管理をする方がいいでしょう。
ToDoの実行期限を登録する
ToDoには、そのうちやろうと思っていることだけでなく、明確な期限が決まっているものもあります。
期限が決まっているToDoには、実行期限を通知する設定をしておきましょう。
通知設定をしたToDoは、リマインダーの通知機能で設定した方法で通知されます。
リマインダーの通知設定については、こちらをご覧ください。
場所を登録する
ToDoの中には、「明日の出張で東京駅に着いたらお客さんに電話しておこう」といった具合に、ある特定の場所で実行しようと考えているものもあるはずです。
Macのリマインダーには、特定の場所に到着した時に通知する機能がありますので、このような場所に依存するToDoの管理もできます。
ToDoの右側にある「i」のアイコンをクリックして、通知設定の「場所」にチェックを入れます。
場所の入力欄に、通知したい場所の住所やキーワードを入力します。
ここでは「東京駅」と入力していて、複数の候補が表示されていますので、一番上の検索結果を選択します。場所での通知機能は、その場所に「到着した時」「出発した時」のどちらかを選ぶことができます。
通知する範囲を選ぶことができ、この範囲から出たら「出発時」、この範囲に入ったら「到着時」の通知が実行される仕組みです。
100mの範囲まで小さくすることができますので、その時々で最適な範囲を選んでください。
Macで登録した場所に依存するToDoは、iCloud経由でiPhoneと連動しますので、現地でMacBookを開いている必要はありません。
毎日繰り返すToDoをリマインダーに登録する
ToDoの中には、毎朝必ずチェックすることや、毎週欠かさずやらないといけないこともあるはずです。
そういった作業がルーチン化されていれば、わざわざリマインダーに登録する必要はありませんが、ついつい忘れがちになってしまうことは、リマインダーに毎日のToDoとして登録しておくと、抜け漏れがなくなります。
ToDoの右側にある「i」アイコンをクリックして、通知設定の日付にチェックを入れます。
日付にチェックを入れると、繰り返しの予定として登録できる設定が表示されますので、「繰り返す頻度」を設定します。
カスタム設定を選ぶと、「毎週火曜日だけ」、「毎月15日だけ」といった特殊なパターンで繰り返し設定ができます。
ToDoの優先順位とメモ機能をフル活用する
ToDoには「高」「中」「低」という優先順位を設定することもできます。
ただ、リマインダーに登録するToDoは、リストを常にシンプルにしておくために、期限があるもののみにするべきなので、優先順位はリマインダーの運用上それほど重要ではありません。
ToDoにはメモを書き入れることができますが、優先順位よりもメモ機能の方が重要です。
確認する議事録や報告書の格納してある場所をメモしておくなど、ToDoを処理しようとした時にリマインダー内ですべての情報が揃うようにしておくと効率的です。
カレンダーからToDoを登録する
一つ一つのToDoを登録して通知する日時を選択するのが面倒な場合、カレンダーからToDoを登録する方法があります。
カレンダーから登録されたToDoの初期設定だと、選択した日の午前9時にToDoが通知されますので、他の時間に通知をしたい時はToDoごとに通知時間を変更する必要があります。
ToDoを実行したらチェックを入れよう
ToDoの左側にある○の部分をクリックすると、そのToDoは「実行済み」となり、リストから消えます。
物理的に削除されたわけではなく、「実行済み」リストに移動しただけですので、実行済みリストを表示させれば確認することができます。
リマインダーの通知を設定する
リマインダーの通知音を消したり、通知スタイルを変えたりする設定は、システム環境設定の「通知」から設定できます。
日々の細かいタスク管理がどれだけ抜け漏れなくできるかが、仕事を効率化する上で重要です。
アップル純正アプリのリマインダーは、必要な機能はおさえつつもシンプルに作られているアプリなので、誰もが簡単に使いこなせるようになるはずです。
残念なことに、Android版のアップル純正リマインダーはありませんので、Androidユーザーは他のアプリを使わないといけませんが、iPhoneユーザーは徹底的に活用したいところです。