【El Capitan対応】リマインダーの使い方

メールを送ったり、議事録を確認したり、仕事には細かなToDoが溢れていて、忙しくなるとToDoの実行漏れが多くなってしまう……。
みなさんToDoリストを活用していると思いますが、Macにも標準でToDo管理アプリ「リマインダー」がインストールされています。

iCloud経由でiPhoneやiPadとも連携し、iPhone版のリマインダーではSiriに話しかけることでToDoを登録できるという、純正ならではの優れものなので、ぜひ活用しましょう。

ToDoを登録する

まずはリマインダーにToDoを登録してみましょう。

1. リマインダーアプリを起動したら、罫線のあたりでクリックするか、右上の「+」ボタンをクリックします。
2. 罫線の左側に丸が表示されて、ToDoが登録できる状態になりますので、ToDoの内容を入力します。

リマインダーのリストを分けて登録する

リマインダーに登録するToDoはリストで分けることができます。初期状態では「Reminders」というリストにToDoを登録する設定になっていますが、画面左下の「リストを追加」ボタンをクリックすると、新しいリストが作成されます。

リストはいくつ作っても問題はありませんが、細かくしすぎるとToDoの登録や管理が面倒になります。
「アイデア」や「買い物」と言った感じで、たくさんのリストを作りたくなるかもしれませんが、リストをたくさん作ることによる弊害もあります。

• ToDoを登録する時に、どのリストに入れるべきか悩んでしまう（時間がかかりませんか？）
• 日付指定していないToDoは、各リストを見ないと確認できない（そんなに全部のリストを見ますか？）

そもそもToDoリストは、頭の中にあることを書き出して、「忘れること」が目的です。
どのリストに、どんなToDoが入っているのかを覚えているなら、ToDoリストを使う必要はありませんし、パッと一覧で確認できないと確認そのものが面倒になってしまい、やはりToDoリストを使う意味がなくなってしまいます。

どうしてもという場合を除いて、リストは一つだけでToDo管理をする方がいいでしょう。

ToDoの実行期限を登録する

ToDoには、そのうちやろうと思っていることだけでなく、明確な期限が決まっているものもあります。
期限が決まっているToDoには、実行期限を通知する設定をしておきましょう。

1. ToDo右側の「i」のアイコンをクリックします。
2. 通知設定の日付にチェックを入れて、このToDoを通知する日時を入力します。設定が終わったら完了ボタンをクリックします。

通知設定をしたToDoは、リマインダーの通知機能で設定した方法で通知されます。
リマインダーの通知設定については、こちらをご覧ください。

場所を登録する

ToDoの中には、「明日の出張で東京駅に着いたらお客さんに電話しておこう」といった具合に、ある特定の場所で実行しようと考えているものもあるはずです。

Macのリマインダーには、特定の場所に到着した時に通知する機能がありますので、このような場所に依存するToDoの管理もできます。

1. ToDoの右側にある「i」のアイコンをクリックして、通知設定の「場所」にチェックを入れます。
2. 場所の入力欄に、通知したい場所の住所やキーワードを入力します。
   ここでは「東京駅」と入力していて、複数の候補が表示されていますので、一番上の検索結果を選択します。
3. 場所での通知機能は、その場所に「到着した時」「出発した時」のどちらかを選ぶことができます。
4. 通知する範囲を選ぶことができ、この範囲から出たら「出発時」、この範囲に入ったら「到着時」の通知が実行される仕組みです。
   100mの範囲まで小さくすることができますので、その時々で最適な範囲を選んでください。

Macで登録した場所に依存するToDoは、iCloud経由でiPhoneと連動しますので、現地でMacBookを開いている必要はありません。

毎日繰り返すToDoをリマインダーに登録する

ToDoの中には、毎朝必ずチェックすることや、毎週欠かさずやらないといけないこともあるはずです。

そういった作業がルーチン化されていれば、わざわざリマインダーに登録する必要はありませんが、ついつい忘れがちになってしまうことは、リマインダーに毎日のToDoとして登録しておくと、抜け漏れがなくなります。

1. ToDoの右側にある「i」アイコンをクリックして、通知設定の日付にチェックを入れます。
2. 日付にチェックを入れると、繰り返しの予定として登録できる設定が表示されますので、「繰り返す頻度」を設定します。
3. カスタム設定を選ぶと、「毎週火曜日だけ」、「毎月15日だけ」といった特殊なパターンで繰り返し設定ができます。

ToDoの優先順位とメモ機能をフル活用する

ToDoには「高」「中」「低」という優先順位を設定することもできます。
ただ、リマインダーに登録するToDoは、リストを常にシンプルにしておくために、期限があるもののみにするべきなので、優先順位はリマインダーの運用上それほど重要ではありません。

ToDoにはメモを書き入れることができますが、優先順位よりもメモ機能の方が重要です。
確認する議事録や報告書の格納してある場所をメモしておくなど、ToDoを処理しようとした時にリマインダー内ですべての情報が揃うようにしておくと効率的です。

カレンダーからToDoを登録する

一つ一つのToDoを登録して通知する日時を選択するのが面倒な場合、カレンダーからToDoを登録する方法があります。
カレンダーから登録されたToDoの初期設定だと、選択した日の午前9時にToDoが通知されますので、他の時間に通知をしたい時はToDoごとに通知時間を変更する必要があります。

1. リマインダーの「表示」メニューから「カレンダーを表示」をクリックして、サイドバーにカレンダーを表示させます。
2. 通知を受け取りたい日をカレンダーで選択して、ToDoを登録します。

ToDoを実行したらチェックを入れよう

ToDoの左側にある○の部分をクリックすると、そのToDoは「実行済み」となり、リストから消えます。
物理的に削除されたわけではなく、「実行済み」リストに移動しただけですので、実行済みリストを表示させれば確認することができます。

リマインダーの通知を設定する

リマインダーの通知音を消したり、通知スタイルを変えたりする設定は、システム環境設定の「通知」から設定できます。

1. システム環境設定の「通知」を開きます。
2. 左側にアプリの一覧が表示されていますので、「リマインダー」を選択すると、右側に設定項目が表示されます。

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日々の細かいタスク管理がどれだけ抜け漏れなくできるかが、仕事を効率化する上で重要です。
アップル純正アプリのリマインダーは、必要な機能はおさえつつもシンプルに作られているアプリなので、誰もが簡単に使いこなせるようになるはずです。

残念なことに、Android版のアップル純正リマインダーはありませんので、Androidユーザーは他のアプリを使わないといけませんが、iPhoneユーザーは徹底的に活用したいところです。

いまよりも仕事の効率をアップしたい方におすすめしたいスクール

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